Διευθυντής γραφείου περιγραφής θέσεων εργασίας και ορισμένοι άλλοι υπάλληλοι της εταιρείας

Επιχειρήσεις

Η περιγραφή της θέσης εργασίας είναι ο ορισμός των αρμοδιοτήτων εργασίας, των αρχών, των ευθυνών και των συνθηκών εργασίας των εργαζομένων της επιχείρησης σύμφωνα με την εξειδίκευσή τους.

Να αλληλεπιδρούν με τους πελάτες, καιεπίσης, για την εκτέλεση διοικητικών και διαχειριστικών καθηκόντων στη δομή του οργανισμού, δημιουργείται ένα ξεχωριστό τμήμα - το γραφείο. Ένας από τους κορυφαίους υπαλλήλους αυτού του τμήματος της επιχείρησης είναι ένας διευθυντής γραφείου.

Η περιγραφή της θέσης του διευθυντή γραφείου συνδυάζει την παροχή και οργάνωση των εργασιών του γραφείου, καθώς και την αλληλεπίδραση με άλλες μονάδες που είναι διαθέσιμες στην επιχείρηση.

Αντιμετωπίζοντας άμεσα τη διοίκηση(Διευθυντής) της επιχείρησης, διαχειριστή του γραφείου που ασχολούνται με την αγορά, εγκατάσταση και θέση σε λειτουργία του εξοπλισμού γραφείου, την ανάπτυξη και τον προγραμματισμό της εφαρμογής των προληπτικών και συντήρησης, διάθεσης και ανακύκλωσης ξεπερασμένο εξοπλισμό του.

Η περιγραφή εργασίας του διευθυντή γραφείου περιλαμβάνει επίσης:

  1. Παροχή προετοιμασίας και οργάνωση των εργασιών του γραφείου.
  2. Σύναψη συμβάσεων για την προμήθεια αναλώσιμων υλικών.
  3. Διατήρηση του προϋπολογισμού δαπανών, οργάνωση πληρωμών και καταχώρηση πληρεξουσίων.
  4. Απογραφή εγκαταστάσεων γραφείου.
  5. Οργάνωση της κυκλοφορίας εγγράφων γραφείου, υποδοχής και αποστολής αλληλογραφίας.
  6. Οργάνωση της απαραίτητης εξυπηρέτησης των πελατών της επιχείρησης, διεξαγωγή επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων με εγγραφή ντοκιμαντέρ και μετέπειτα ανάλυση.
  7. Συντονισμός και έλεγχος του έργου του προσωπικού των γραφείων, κατανομή των καθηκόντων τους μεταξύ τους, με τακτική ανάλυση της αποτελεσματικότητας του έργου τους.
  8. Ανάπτυξη και εφαρμογή συστημάτων πειθαρχικής ευθύνης και κινητοποίηση προσωπικού γραφείου, καθώς και έλεγχος της εφαρμογής τους.
  9. Παροχή βοήθειας στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς του στους εργαζομένους σε περίπτωση λειτουργικών δυσκολιών.
  10. Συντονισμός της προετοιμασίας για την ολοκλήρωση και την έναρξη μιας νέας εργάσιμης ημέρας.
  11. Αναφορά.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, η περιγραφή των καθηκόντων του διαχειριστή γραφείου μπορεί να περιλαμβάνει τον έλεγχο του σχεδιασμού γραφείου, την προετοιμασία και την έκδοση υλικών μελέτης για την έκδοση στους πελάτες.

Η περιγραφή της θέσης του διευθυντή γραφείου καθορίζειτο πρόγραμμα εργασίας του και το βαθμό ευθύνης του. Ένας υπάλληλος μπορεί να γίνει δεκτός ή να απορριφθεί με εντολή της διοίκησης της εταιρείας. Σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία, διορίζεται πρόσωπο που εκτελεί καθήκοντα διαχειριστή γραφείου κατά την απουσία του. Η περιγραφή της θέσης του διευθυντή γραφείου συνεπάγεται επίσης την αναχώρηση του εργαζομένου σε επαγγελματικά ταξίδια.

Στη δομή της εταιρείας υπάρχει ένα εξειδικευμένο τμήμα που παρέχει τη διαχείριση των εργαζομένων των επιχειρήσεων σύμφωνα με την πολιτική προσωπικού που έχει θεσπιστεί στον οργανισμό.

Η περιγραφή της θέσης εργασίας του προσωπικού περιλαμβάνει τις ακόλουθες βασικές διατάξεις:

  1. Εργασίες επιλογής, υποδοχής και τοποθέτησης των εργαζομένων των απαραίτητων ειδικοτήτων, επαγγελμάτων και προσόντων.
  2. Οργάνωση της πιστοποίησης των εργαζομένων, ο ορισμός των εργαζομένων που θα επανεξεταστούν.
  3. Προετοιμασία των απαραίτητων εγγράφων γιατην παροχή των φορέων κοινωνικής ασφάλισης, τη διατήρηση αρχείων στα αρχεία της απασχόλησης, την έκδοση των απαραίτητων πιστοποιητικών στους υπαλλήλους για να υποβληθούν στον τόπο της ζήτησης.
  4. Διεξαγωγή συστηματικής ανάλυσης των εργασιών της διάρθρωσης του προσωπικού της επιχείρησης.
  5. Η οργάνωση της χρονομέτρησης, τα προγράμματα διακοπών, ο πειθαρχικός έλεγχος.
  6. Ενίσχυση της πειθαρχίας, μείωση του κύκλου εργασιών του προσωπικού στην επιχείρηση.
  7. Διεξαγωγή συστηματικής εργασίας με στόχο τη δημιουργία αποθεματικού της επιχείρησης.
  8. Λογιστικά στελέχη.
</ p>
Σχόλια (0)
Προσθέστε ένα σχόλιο