Πώς να γράψετε επιχειρηματική επιστολή: κανόνες και συστάσεις

Επιχειρήσεις

Ένα ουσιαστικό χαρακτηριστικό κάθε επιχείρησης είναιεπαγγελματική αλληλογραφία. Οι εργαζόμενοι κάθε επιχείρησης επικοινωνούν με συναδέλφους και πελάτες, με προμηθευτές και καταναλωτές. Γενικά, η καθημερινή ρουτίνα οποιουδήποτε γραφείου περιλαμβάνει απαραιτήτως τη συμμετοχή στην αλληλογραφία.

Παρά το γεγονός ότι η καθημερινή πλειοψηφία των μισθωμένωνοι εργαζόμενοι σε επιχειρήσεις και οργανισμούς στέλνουν και λαμβάνουν πολλά μηνύματα, δεν τηρούν όλα τα καθιερωμένα πρότυπα και κανόνες όταν δημιουργούνται. Αποδεικνύεται ότι δεν είναι τόσο απλό να γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή σωστά και σωστά. Υπάρχουν διάφορες απαιτήσεις και πρότυπα που χρησιμοποιούνται στον κόσμο και σχετίζονται με την κυκλοφορία εγγράφων. Περιλαμβάνουν τους κανόνες της σύνταξης μιας επιχειρηματικής επιστολής, καθώς και τα κύρια σημεία που αφορούν το σχεδιασμό.

επιχειρηματική επιστολή
Όταν γράφετε ένα μήνυμα σε κάποιον εξωτερικό οργανισμό ήμόνο ένας συνάδελφος στο γειτονικό τμήμα, θα πρέπει να τηρεί αυστηρό στυλ (με εξαίρεση την φιλική αλληλογραφία, για την οποία δεν υπάρχουν τέτοιοι περιορισμοί). Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά συναισθηματικές λέξεις, ακόμη και για να περιγράψετε ολόκληρη τη σημασία της συναλλαγής ή την απόλαυση των δοκιμασμένων προϊόντων. Μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να είναι σαφής, συνοπτική και επαρκώς συγκρατημένη.

Ξεκινήστε το μήνυμα από τον παραλήπτη. Εάν προορίζεται για υπάλληλο τρίτου οργανισμού, πρέπει βεβαίως να αναφέρετε το όνομά του, τη θέση του παραλήπτη και επίσης το πλήρες όνομά του. Σε περίπτωση που το έγγραφο παραμένει μέσα στην εταιρεία, αρκεί να έχετε ένα επώνυμο με αρχικά (μπορείτε να προσθέσετε τη θέση που κατέχετε).

πώς να γράψετε μια επιχειρησιακή επιστολή στα αγγλικά
Μια επιχειρηματική επιστολή προς έναν εξωτερικό οργανισμό πρέπεινα γράψετε σε επιστολόχαρτο (ανεξάρτητα από το αν θα σταλεί σε ηλεκτρονική ή σε χαρτί). Αν δεν το έχετε, μπορείτε απλά να ορίσετε τα στοιχεία του αποστολέα στην "κεφαλίδα" του εγγράφου.

Πριν ξεκινήσετε να συνθέτετε το κείμενο, πρέπει να το κάνετεσκεφτείτε τη δομή του, προσδιορίστε τις κύριες διατριβές και τους στόχους της γραφής. Σε αυτή την περίπτωση, η διαδικασία γραφής είναι πολύ απλούστερη. Για να ολοκληρωθεί η επιστολή ακολουθεί την υπογραφή, η οποία υποδεικνύει όχι μόνο το επώνυμο του αποστολέα, αλλά και τη θέση, καθώς και το όνομα της επιχείρησης που αντιπροσωπεύει.

Όταν στέλνετε προσφορά σε δυνητικό πελάτη ή συνεργάτη στο τέλος, σίγουρα θα πρέπει να εκφράσετε ευγνωμοσύνη για τη συνεργασία σας και την ελπίδα για περαιτέρω κοινή εργασία.

Εκτός από τους κανόνες που χρησιμοποιούνται στην επαγγελματική αλληλογραφία,υπάρχουν επίσης συστάσεις. Για παράδειγμα, κάθε έγγραφο που απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο πρέπει να ξεκινά με τις λέξεις "σεβαστά" με το πλήρες όνομα και όχι με τα αρχικά. Μην χρησιμοποιείτε συντομεύσεις με γράμματα, για παράδειγμα, γράψτε "uv". Ή συντομεύστε τη θέση του παραλήπτη, τον τόπο εργασίας του.

κανόνες για τη σύνταξη επιχειρηματικής επιστολής
Το πιο δύσκολο είναι το διεθνέςδεδομένου ότι κάθε χώρα έχει τις δικές της αποχρώσεις επικοινωνίας και η γλώσσα στην οποία είναι απαραίτητη η αντιστοιχία με ξένους εταίρους δεν είναι πάντα σαφής στον δημιουργό της επιστολής, οπότε είναι απαραίτητο να χρησιμοποιηθούν οι υπηρεσίες των μεταφραστών. Πριν καταφύγουμε στις υπηρεσίες ενός τέτοιου ειδικού, θα πρέπει να διευκρινιστεί αν ξέρει πώς να γράψει μια επιχειρησιακή επιστολή στα αγγλικά ή αν είναι μια τραγική μετάφραση. Εάν σχεδιάζεται να διατηρηθεί μόνιμα η κυκλοφορία των αλλοδαπών εγγράφων, είναι προτιμότερο να απασχολείται ένας εργαζόμενος που μιλά άπταιστα μια ξένη γλώσσα για να συντάξει μια επιχειρησιακή επιστολή επ 'αυτού.

Σε γενικές γραμμές, σχετικά με τον τρόπο σύνταξης του εγγράφουκαι πόσο σχεδιασμένο, από πολλές απόψεις εξαρτάται από την επίτευξη του έργου. Έτσι, σε κάθε περίπτωση, μην υποτιμάτε τη σημασία της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας κατά την επικοινωνία.

Σχόλια (0)
Προσθέστε ένα σχόλιο